Waarom uw team of bedrijf een Visual Management Bord nodig heeft.

U kent het wel: u hebt het gevoel dat u de dagelijkse operaties beter onder controle moet krijgen, maar u weet niet goed hoe. Iedereen in het bedrijf werkt zich te pletter, maar een overzicht op het complete project, productie of administratie ontbreekt. U hebt ook het gevoel dat problemen enkel tijdelijk opgelost worden, om daarna terug te keren…

De moderne gang van zaken en dynamische workflows die teams tot het uiterste drijven, vereisen dan ook een nieuwe manier om werk te beheren.

Waarom zou u de operaties en projecten binnen uw bedrijf niet monitoren met een visual managementbord? We beschrijven de belangrijkste redenen waarom u een visueel managementbord nodig hebt in uw bedrijf.

U kunt statusupdates stroomlijnen of elimineren

Hoeveel tijd besteedt uw team aan vergaderingen, berichten sturen, e-mails uitwisselen om de status van taken, functies of leveringen te bekomen of te rapporteren?

Hoewel de exacte hoeveelheid tijd die aan deze activiteiten wordt besteed varieert van project tot project en van organisatie tot organisatie, is het altijd te veel. Als u een gedeelde tool gebruikt, heeft u realtime informatie binnen handbereik, waardoor u minder tijd hoeft te besteden aan het stellen van vragen over statussen en het beantwoorden ervan.

Visuele communicatie is sneller en effectiever

Waarom zou u werken met een visual managementbord? U kent vast het spreekwoord: een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Ook voor informatie binnen een bedrijf gaat deze regel op...

Veertig procent van de hersenvezels zijn verbonden met het netvlies en afbeeldingen worden tot 60.000 keer sneller verwerkt dan tekst. Bovendien onthouden mensen gemiddeld slechts 20% van wat ze lezen, tegenover 37% van de visuele beelden.

Door uw projecten te visualiseren, wordt informatie toegankelijker en daardoor gebruiksvriendelijker. Een visual management board vestigt onmiddellijk de aandacht op hindernissen en vertragingen. Maar het toont vooral ook vooruitgang en prestaties. Een bord wordt zo een ondersteunende tool om aan coachend leiddinggeven te doen: men ziet zowel de positieve vooruitgang als de problemen die er nog op de weg liggen naar verbetering toe. Hierdoor verdwijnt het gevoel bij teams dat er enkel communicatie is wanneer iets niet ok is.

Het gebruik van een visueel managementbord kan uw team dus helpen om effectiever te communiceren en samen te werken, waardoor afwijkende situaties worden verminderd.

Voordelen van het gebruik van een Visual Management Bord

Door met een visueel management bord te werken, kan uw team:

tijd besparen: als men het visual bord combineert met een dagstartmeeting, is iedereen van bij de start van de werkdag op de hoogte. Uw team(s) kennen de prio’s, de to do’s en weten waarnaartoe te werken voor de dag.
meer betrokken zijn: iedereen kan input geven bij het lezen, voorbereiden en afleveren van statusrapporten en voortgangsupdates
de communicatie en samenwerking verbeteren: wanneer mensen kunnen zien hoe hun werk anderen beïnvloedt, zullen ze meer connectie maken met hun eigen team en andere teams binnen het bedrijf.
het oplossen van problemen versnellen: wanneer vertragingen en hindernissen worden gedeeld en zichtbaar zijn, is het gemakkelijker om oplossingen te bekomen en nadelige gevolgen te vermijden.
verantwoordelijkheid nemen: wanneer het proces zichtbaar en transparant is, nemen taakuitvoerders automatisch meer verantwoordelijk voor hun individuele daden

Visuele managementborden zijn zeer flexibel en aanpasbaar. Ze worden gebruikt om kleine teams of complete projecten te begeleiden, maar ze worden evengoed gebruikt om volledige organisaties te managen. Hierbij rapporteren teams en leidinggevenden op verschillende niveaus aan elkaar, bottom to top en omgekeerd. Ze kunnen gemakkelijk worden aangepast aan elk team of project van elk formaat. Hierdoor kan je met één enkel systeem zowel grote strategische doelen als kleine details bijhouden.

Deze flexibiliteit is ook cruciaal wanneer dingen veranderen of prioriteiten worden bijgewerkt. Het bijwerken en opnieuw distribueren van complexe grafieken en kalenders kan bijzonder omslachtig zijn wanneer werkverschuivingen of prioriteiten veranderen. Sommige projecten zijn vloeiender dan andere, en het gebruik van flexibele tools en processen helpt het team altijd de meest actuele en accurate informatie te hebben.

Een voorbeeld: stel je een groot bouwproject voor. Bij grote bouwprojecten is er een continue aanpassing van schema’s en kalenders nodig door allerlei invloeden. Met de introductie van een visual managementboard kan men elke dag de nodige bijsturingen managen. Dit op korte tijd en met alle betrokken partijen op de werf. Tegelijk blijft men wel de grotere doelstellingen en deadlines in het oog houden.

Visual Management Borden als basis voor continue verbetering

Goede visuele managementborden vormen een integraal onderdeel van de Lean-methodologie, die voornamelijk gericht is op het bereiken van continue verbetering van het werk.

Hierbij bouwt men in de visual management borden een structuur van continu verbeteren in. Tools als PDCA helpen ervoor zorgen dat naast het aanbrengen van het probleem er ook een effectieve oplossing wordt uitgewerkt.

Of het nu gaat om één enkel bord, of een complete structuur van borden, het visual management bord creëert het referentiekader dat nodig is om continu te kunnen verbeteren.

Visual management boards kan je overal implementeren, op elke schaal. Je kunt een bord opzetten voor je eigen werk, of voor een team, project of proces. Het toevoegen van nieuwe teams of projecten kan later worden gedaan zonder het bestaande werkproces te onderbreken of te dupliceren.

Dus, welke reden hebt u om niet te starten met een visual management bord??

Hoe kan ASD Coddens u hierbij helpen?

We hebben reeds veel verschillende bedrijven ondersteund in Operational Excellence, waar we onder andere managers en teams hebben geholpen grip te krijgen op het creëren van een betere visuele werkplek. We beginnen met een zeer korte diagnose om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden en we bekijken hoe u aan de slag kan met visual management. We gaan samen met u stap voor stap te werk door alle processen en bekijken hoe u deze visueel kan maken.

Visual management training, coaching of advies? Lees meer op: https://www.asdcoddens.be/nl/operations-management-systeem